¿Open Office y SharePoint 2013? ¿Eso sirve?

En ocasiones surgen necesidades como esta… donde una empresa empieza a evaluar herramientas de ofimática free, pero tiene SharePoint como plataforma de colaboración, intranet, etc…

Es necesario tomar parte en estas decisiones, aplicando pruebas de concepto, analizando los resultados, exponiendo conceptos. Nota: Siempre tenga en cuenta que se debe optar por la mejor opción según el caso de negocio.

Ya he realizado unas pruebas entre SharePoint y Open Office, les comparto los escenarios y resultados (Ustedes darán si veredicto: si sirve, no sirve, ¡aguanta!):

Recursos utilizados en las pruebas

Con Microsoft Office:

Windows 7 con office professional plus 2010 SP1

Windows 7 con office professional plus 2010 SP2

Windows 7 con office professional plus 2013 SP2

Windows 8.1 con office professional plus 2013 SP1

Windows 10 con office professional plus 2013 SP1

Extensión de los archivos:

     ü  Excel                  .xls - .xlsx
          PowerPoint       .ppt - .pptx
          Word                 .doc - .docx

Con Open Office:

Windows 7 con Open Office 3.4.1

Windows 8.1 con Open Office 3.4.1

Windows 7 con Open Office 4.2

Windows 8.1 con Open Office 4.2

Extensión de los archivos:

     ü  Hoja de cálculo .ods
          Presentación     .odp
          Texto                 .odt

Algo bastante visible para el usuario final, iconos diferentes...

El cargue de documentos es igual para los dos casos, el problema es a la hora de consumir archivos ya cargados y usar las funcionalidades nativas del producto, hay que tener en cuenta que se pueden presentar ambientes como: (con los diferentes recursos los resultados fueron los mismos)

      1.       Solo se quiere trabajar con Open Office

Para este escenario:

  ü  La carga de documentos no tiene problemas

  ü  No puedes abrir el documento en el explorador

  ü  Al consumir los documentos se abre en el programa según el tipo, pero pierde la referencia al sitio, eso quiere decir que tendría que escribir la URL del sitio a la hora de guardarlo y tener cuidado de ponerle el mismo nombre, de lo contrario se crearía otro documento nuevo.

  ü  Versianamiento

  ü  Suscripción a alertas sin problemas

  ü  NO se puede editar las propiedades directamente en el archivo

  ü  flujo de publicación aplicable sin problemas

  ü  NO edición en línea de documentos

  ü  descarga de los archivos sin problemas

      2.       Se quiere trabajar con los dos (Open Office y Microsoft Office)

Para este escenario:

  ü  Aplica lo antes descrito si la carga y consumo es con Open Office

  ü  Si intento consumir cualquier archivo creado en Open Office con Microsoft Office siempre lo va a optar abrir con Excel y no hay manera de cambiar esa preselección del programa desde SharePoint, por lo tanto:

o   Si es una hoja de cálculo, abre Excel, pero las fórmulas de los dos productos no son la mismas, eso quiere decir que los datos consignados en ese Excel dependiendo el programa de consumo van a ser diferentes, por lo tanto no ahí integridad de datos

o   Si es diferente a una hoja de cálculo, no se abre nunca el archivo.

En Microsoft Office 2013:

En Microsoft Office 2010:

o   A la hora de guardarlo se genera un archivo diferente en la librería puesto que al abrirlo en Microsoft Office cambia la extensión y para SharePoint es un archivo diferente, nuevo.

o   versionamiento

o   Se puede editar las propiedades directamente en el archivo

o   flujo de publicación aplicable sin problemas

o   descarga de los archivos sin problemas

o   suscripción a alertas sin problemas

o   NO edición en línea de documentos

  ü  Si intento consumir cualquier archivo creado en Microsoft Office con Open Office:

o   Los archivos se abren es su homónimo sin problemas

ü    Hoja de cálculo	ü    Excel
ü    Presentación	ü    PowerPoint
ü    Texto	ü    Word

Nota: al abrir no cambia su extensión, ver en la imágenes.

o   A la hora de guardarlo se genera un archivo diferente en la librería puesto que al abrirlo en Open Office cambia la extensión “al guardar” y para SharePoint es un archivo nuevo.

o   versionamiento

o   NO se puede editar las propiedades directamente en el archivo

o   flujo de publicación aplicable sin problemas

o   descarga de los archivos sin problemas

o   suscripción a alertas sin problemas

o   NO edición en línea de documentos

Estaré trabajando en una matriz completa con todas la funcionalidades que tiene SharePoint a nivel de colaboración para ampliar este tema, por ahora les dejo esta info.

@fchiquiza

@sharecol