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viernes, 13 de septiembre de 2013

SharePoint + Word ¿cómo insertar columnas de biblioteca de SharePoint (2010, 2013) a una plantilla de Word (2010, 2013)?


El ejemplo que vamos a tomar es un documento de Word 2013 utilizado para generar cuentas de cobro


Lo primero que debemos hacer es crear las columnas en la biblioteca de documentos, columnas que ya identificamos en el documento de Word de la imagen anterior (texto rojo, ejemplo en la siguiente imagen)



Para este caso la biblioteca de documentos debió ser creada con el valor “documento de Microsoft Word”


Luego de tener esto listo, vamos la a “configuración de la biblioteca”


“Opciones avanzadas”


Clic en “editar plantilla” (plantilla que es un documento de Word)



Damos clic en “Aceptar/OK”



Para mostrar la compatibilidad entre versiones 2010 y 2013 la edición de la plantilla de la biblioteca la voy a realizar en Word 2010
Vamos a ver la siguiente interfaz



Si damos clic en “editar propiedades” veremos todas las columnas de la biblioteca



Ahora vamos a insertar estas columnas en el cuerpo del documento, para que el usuario al diligenciar el documento también llene las columnas de la biblioteca
Primero copiemos el texto del documento de Cuentas de cobro en nuestra plantilla


Vamos a la pestaña “Insertar” y demos clic en “partes rápidas” en la cinta del Word



En el desplegable de las partes rápidas vamos a encontrar la opción “Propiedades del documento”, en la propiedades encontraremos todas las columnas que creamos en la librería de documentos de SharePoint, ahora lo que debemos hacer es ubicarlas en su lugar correspondiente



Sombreo o ubico el cursor donde va a ir la columna en le cuerpo del documento y la selecciono en las propiedades del documento (por ejemplo en “Nombre” como lo vemos en la siguiente imagen)



Así lo hacemos con el resto de las columnas distribuidas por todo el documento



Al agregar las columna veremos que se ve reflejado el tipo de columna que creamos (fecha, elección, texto, etc.) por ejemplo en una columna tipo elección arroja los posibles valores a seleccionar


Al terminar con las columnas guardemos el documento y ya tendremos nuestra plantilla lista!!!



Vamos a nuestra biblioteca de SharePoint y verifiquemos que la plantilla efectivamente se despliegue, clic en “archivo” en la cinta de la biblioteca, clic en “nuevo documento”


Veremos la plantilla que diseñamos



Para terminar diligenciemos y guardemos el documento, verifiquemos como queda guardado en nuestra biblioteca




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