¿Open Office y SharePoint 2013? ¿Eso sirve?
En ocasiones surgen necesidades como esta… donde una empresa
empieza a evaluar herramientas de ofimática free, pero tiene SharePoint como
plataforma de colaboración, intranet, etc…
Es necesario tomar parte en estas decisiones, aplicando
pruebas de concepto, analizando los resultados, exponiendo conceptos. Nota:
Siempre tenga en cuenta que se debe optar por la mejor opción según el caso de
negocio.
Ya he realizado unas pruebas entre SharePoint y Open Office,
les comparto los escenarios y resultados (Ustedes darán si veredicto: si sirve,
no sirve, ¡aguanta!):
Recursos
utilizados en las pruebas
Con Microsoft Office:
Windows 7
con office professional plus 2010 SP1
Windows 7
con office professional plus 2010 SP2
Windows 7
con office professional plus 2013 SP2
Windows 8.1
con office professional plus 2013 SP1
Windows 10
con office professional plus 2013 SP1
Extensión
de los archivos:
ü Excel .xls
- .xlsx
PowerPoint .ppt - .pptx
Word .doc - .docx
PowerPoint .ppt - .pptx
Word .doc - .docx
Con Open Office:
Windows 7
con Open Office 3.4.1
Windows 8.1
con Open Office 3.4.1
Windows 7
con Open Office 4.2
Windows 8.1 con Open Office 4.2
Extensión
de los archivos:
ü
Hoja de cálculo .ods
Presentación .odp
Texto .odt
Presentación .odp
Texto .odt
Algo bastante
visible para el usuario final, iconos diferentes...
El cargue de documentos es igual para los dos casos, el
problema es a la hora de consumir archivos ya cargados y usar las
funcionalidades nativas del producto, hay que tener en cuenta que se pueden
presentar ambientes como: (con los diferentes recursos los resultados fueron
los mismos)
1. Solo se quiere trabajar con Open Office
Para este escenario:
ü
La carga de documentos no tiene problemas
ü
No puedes abrir el documento en el explorador
ü
Al consumir los documentos se abre en el
programa según el tipo, pero pierde la referencia al sitio, eso quiere decir
que tendría que escribir la URL del sitio a la hora de guardarlo y tener
cuidado de ponerle el mismo nombre, de lo contrario se crearía otro documento
nuevo.
ü
Versianamiento
ü
Suscripción a alertas sin problemas
ü
NO se puede editar las propiedades directamente
en el archivo
ü flujo de publicación aplicable sin problemas
ü
NO edición en línea de documentos
ü
descarga de los archivos sin problemas
2. Se quiere trabajar con los dos (Open
Office y Microsoft Office)
Para este escenario:
ü
Aplica lo
antes descrito si la carga y consumo es con Open Office
ü
Si
intento consumir cualquier archivo creado en Open Office con Microsoft Office
siempre lo va a optar abrir con Excel y no hay manera de cambiar esa
preselección del programa desde SharePoint, por lo tanto:
o
Si es una hoja de cálculo, abre Excel, pero las
fórmulas de los dos productos no son la mismas, eso quiere decir que los datos
consignados en ese Excel dependiendo el programa de consumo van a ser
diferentes, por lo tanto no ahí integridad de datos
o
Si es diferente a una hoja de cálculo, no se abre
nunca el archivo.
En Microsoft Office 2013:
En Microsoft Office 2010:
o
A la hora de guardarlo se genera un archivo
diferente en la librería puesto que al abrirlo en Microsoft Office cambia la
extensión y para SharePoint es un archivo diferente, nuevo.
o
versionamiento
o
Se puede editar las propiedades directamente en
el archivo
o
flujo de publicación aplicable sin problemas
o
descarga de los archivos sin problemas
o
suscripción a alertas sin problemas
o
NO edición en línea de documentos
ü
Si
intento consumir cualquier archivo creado en Microsoft Office con Open Office:
o
Los archivos se abren es su homónimo sin
problemas
ü
Hoja de cálculo
|
ü
Excel
|
ü
Presentación
|
ü
PowerPoint
|
ü
Texto
|
ü
Word
|
Nota: al abrir no cambia su extensión, ver en la imágenes.
o
A la hora de guardarlo se genera un archivo
diferente en la librería puesto que al abrirlo en Open Office cambia la
extensión “al guardar” y para SharePoint es un archivo nuevo.
o
versionamiento
o
NO se puede editar las propiedades directamente
en el archivo
o
flujo de publicación aplicable sin problemas
o
descarga de los archivos sin problemas
o
suscripción a alertas sin problemas
o
NO edición en línea de documentos
Estaré trabajando en una matriz completa con todas la
funcionalidades que tiene SharePoint a nivel de colaboración para ampliar este
tema, por ahora les dejo esta info.
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